Krajowy system e-faktur (KSeF)

Zainteresuj się KSeF już teraz!

Od 1 lipca 2024 roku każda firma będzie zobowiązana do korzystania z aplikacji KSeF. Wdrożenie systemu KSeF do firm będzie procesem wymagającym czasu i zaangażowania ze strony podatników. Przygotowanie się na te rewolucyjne zmiany, które wpłyną na organizację pracy firm, jest kluczowe. Każdy podatnik będzie musiał indywidualnie zbadać te zmiany i dostosować się do nich. Niektórzy będą musieli zakupić oprogramowanie do wystawiania faktur, a następnie zintegrować je z systemem KSeF, czy to samodzielnie, czy przy wsparciu informatyka. Dla tych, którzy nie chcą inwestować w płatne oprogramowanie, dostępna będzie bezpłatna aplikacja KSeF.

Kolejnym wyzwaniem będzie proces uwierzytelnienia i nadawania odpowiednich uprawnień. Spółki, stowarzyszenia i fundacje będą zobligowane do złożenia stosownego zawiadomienia w Urzędzie Skarbowym, co często będzie wymagać czasu na dopełnienie formalności.

Warto zauważyć, że wielu podatników ma zagranicznych odbiorców, którzy nie będą mieli dostępu do KSeF. Jak w takim przypadku przekazywać im faktury, aby nadal spełniać obowiązujące przepisy? Co robić w przypadku awarii systemu? Na te i inne pytania warto znaleźć odpowiedzi przed 1 lipca 2024 roku. Dlatego już teraz zachęcamy do wypróbowania wersji testowej KSeF, która pozwoli poznać nowy sposób wystawiania i odbierania faktur. Zachęcamy również do zapoznania się z kluczowymi informacjami na temat KSeF zawartymi w poniższym materiale.

Biuro rachunkowe a KSeF

Dla biur rachunkowych, wprowadzenie KSeF oznacza znaczną zmianę, która wymaga gruntownej transformacji w sposobie pracy, a także zaangażowania pracowników i właścicieli biur. Na samym początku wdrażania nowego systemu kluczowa staje się współpraca biura z klientami. Skuteczne uzyskanie dostępu do KSeF, indywidualne ustalanie procedur związanych z dostarczaniem i odbieraniem dokumentów, a także skuteczna weryfikacja dokumentów i identyfikacja faktur wymagających księgowania stanowią wyzwanie.

Opis faktur i ich weryfikacja odgrywają ważną rolę, ponieważ biura rachunkowe nie będą ponosić odpowiedzialności za wybór faktur do uwzględnienia w ewidencji księgowej. Po uzyskaniu dostępu do KSeF, biura będą miały możliwość wglądu do faktur sprzedażowych i zakupowych, nawet tych, których podatnik nie zamierza uwzględniać w księgach.

Zagrożenia i trudności KSeF

Nowy system ma swoje korzyści, ale nie można ignorować potencjalnych wad. Istnieje ryzyko otrzymywania faktur wystawionych przez dostawców przez pomyłkę, co może prowadzić do księgowania faktur, które nie są właściwe lub faktur, które nie były przeznaczone do zaksięgowania. Dodatkowym zagrożeniem jest możliwość otrzymywania faktur w celach oszustwa. Minusem jest brak możliwości cofnięcia faktury w celu jej poprawienia. W takim przypadku konieczne jest wystawienie faktury korygującej, a oryginalną fakturę uznaje się za wystawioną w dacie jej zapisu w systemie KSeF.

Od kiedy obowiązuje KseF?

1 lipca 2024 r. to ostateczny termin wejścia w życie KSeF. Od tego dnia faktury w wersji papierowej staną się przeszłością. Każdy podatnik będzie wystawiał i odbierał faktury za pośrednictwem swojego indywidualnego konta w systemie KSeF.

Definicja podatnika obejmuje:

Obowiązek wystawiania e-faktur będzie obowiązywać podatników i dotyczy tylko firm, nie konsumentów. Podatnikiem można nazwać:

1. Podatnika zarejestrowanego na białej liście VAT jako „podatnik VAT czynny”.
2. Podatnika zarejestrowanego na białej liście VAT jako „podatnik VAT zwolniony”.
3. Podatnika korzystającego ze zwolnienia do 200 tys. zł, który nie jest zarejestrowany do VAT.
4. Osobę fizyczną czerpiącą zysk z wynajmu, na przykład wynajmującą mieszkanie lub grunt pod reklamę.

Czym jest krajowy system e-Faktur (KSeF)?

Krótko mówiąc, KSeF to system teleinformatyczny, który umożliwia podatnikowi:

1. Nadawanie, zmienianie lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSeF.
2. Wystawianie faktur w formie ustrukturyzowanej.
3. Odbieranie faktur w formie ustrukturyzowanej.

System ten pozwala również na przechowywanie faktur ustrukturyzowanych i wysyłanie e-faktur do Ministerstwa Finansów.

Czym jest faktura ustrukturyzowana?

To jest faktura elektroniczna, czyli e-faktura, wystawiona za pomocą systemu KSeF i opatrzona unikalnym numerem identyfikacyjnym w tym systemie. Faktura ta jest zapisana w formacie XML.

Szczególne typy faktur a KSeF

Kto nie ma obowiązku wystawiania faktur w KSeF?

Sprzedaż dla odbiorców zagranicznych a KSeF

Dla odbiorców zagranicznych, którzy nie będą mieli dostępu do KSeF, sprzedawcy będą nadal wystawiać e-faktury za pomocą systemu KSeF. Po wystawieniu takiej e-faktury, sprzedawca będzie musiał przekazać wizualizację tej faktury odbiorcy zagranicznemu w sposób uzgodniony z nim, na przykład za pomocą e-maila.

Przekazanie wizualizacji e-faktury może obejmować wysłanie jej w formie pliku PDF lub innych odpowiednich formatów w zależności od uzgodnień między stronami. Warto, aby warunki dostarczenia wizualizacji faktury zostały uregulowane w umowie lub innych ustaleniach między sprzedawcą a zagranicznym odbiorcą.

Warto również zwrócić uwagę, że e-faktura wystawiona w systemie KSeF będzie zawierała strukturę danych umożliwiającą weryfikację, a w przypadku jej przesyłki do odbiorcy zagranicznego, zachowanie tej struktury danych jest kluczowe.

Obowiązek oznaczania wizualizacji faktury (KOD QR)

W przypadku korzystania z faktury ustrukturyzowanej poza systemem KSeF, na przykład podczas przesyłania wizualizacji faktury do odbiorcy, podatnik będzie zobowiązany do oznaczenia faktury w sposób, który umożliwi weryfikację zawartych w niej danych. Oznaczenie to będzie polegać na umieszczeniu na wizualizacji faktury specjalnego kodu QR.

Ten kod QR będzie mógł być wygenerowany za pomocą systemu KSeF, wykorzystując numer KSeF i treść faktury, lub zostanie nadany przez program do wystawiania faktur. Jego obecność na wizualizacji faktury pozwoli na szybką i efektywną weryfikację faktury przez odbiorcę.

Warto zaznaczyć, że zgodnie z ustawą, nabywca, który nie jest podatnikiem VAT czynnym, będzie miał możliwość zwolnienia wystawcy faktury z obowiązku oznaczania wizualizacji kodem QR. Ta opcja może okazać się przydatna, szczególnie gdy faktury są przesyłane do nabywców z zagranicy.

Faktury zaliczkowe i końcowe a KSeF

Zgodnie z obowiązującymi przepisami od 1 września 2023 r. istnieje możliwość wystawienia faktury końcowej bez konieczności wystawiania faktury zaliczkowej pod pewnymi warunkami

1. Zaliczka i faktura końcowa muszą być wystawione w tym samym miesiącu.
2. Faktura końcowa musi zawierać datę sprzedaży oraz datę otrzymania zaliczki.

Należy jednak pamiętać, że nie można pominąć faktury zaliczkowej w następujących sytuacjach:

1. W przypadku świadczenia usług budowlanych.
2. Przy sprzedaży książek.
3. Przy sprzedaży gazet.
4. Przy sprzedaży czasopism.
5. W przypadku usług drukowania książek.
6. Gdy faktura sprzedaży miałaby zostać wystawiona przed rzeczywistą datą sprzedaży.

W tych konkretnych przypadkach wystawienie faktury zaliczkowej jest obowiązkowe.

Dostęp do KSeF

Aby zacząć korzystać z KSeF należy się uwierzytelnić. Uwierzytelnienie odbywa się za pomocą:

Kolejnym krokiem jest nadanie uprawnień do korzystania z systemu:

Jak przebiega proces wystawienia e -Faktury w KSeF

1. Założenie konta w KSeF.
2. Wystawienie szablonu faktury w programie do wystawiania faktur.
3. Przesłanie szablonów faktur do KSeF za pomocą interfejsu API przez osobę uprawnioną.
4. Zarejestrowanie faktury w KSeF w momencie jej wpływu.
5. Weryfikacja poprawności faktury oraz nadanie unikalnego numeru identyfikacyjnego.
6. Otrzymanie e-faktury za pośrednictwem KSeF.
7. Dostęp do e-faktury po zalogowaniu się do KSeF przez osobę z odpowiednimi uprawnieniami.
8. E-fakturę uznaje się za wystawioną w dacie jej wpływu do KSeF.

W jaki sposób odbywa się przesyłanie faktur do KSeF

Mamy do dyspozycji dwa sposoby przesyłania e-faktur do KSeF. Pierwszym z nich jest wysyłka faktur w formie jednej paczki XML, nazywanej również wysyłką wsadową. Jest to najszybsza metoda dostarczania faktur, jednak obarczona wysokim ryzykiem. Jeżeli w paczce znajdzie się choć jedna błędna faktura, system odrzuci całą paczkę bez wskazania dokładnie, która faktura jest problematyczna.Obecnie preferowanym rozwiązaniem jest wysyłka pojedynczych faktur do KSeF. Ta metoda pozwala na indywidualne przesyłanie każdej faktury. W razie wystąpienia błędu w jednej fakturze, reszta nie zostanie odrzucona, co sprawia, że jest to bezpieczniejsza opcja.

Podatnik a awaria KSeF

Przelewy za e – Faktury

Kurs waluty a KSeF